Sisäisten projektien kehittäminen viestintätoimistossa

Viestintätoimiston sisäisiä palveluprosesseja kehitettiin palvelumuotoilun menetelmin, jotta yrityksen palvelut ja tarjoustyöskentely saataisiin nykyistä selkeämmiksi, yhdenmukaisemmiksi ja helpommin käytettäviksi. Projektissa luotiin uudet prosessimallit, jotka tukevat tiimin arkea ja parantavat projektijohtamisen sujuvuutta. Toimin projektissa palvelumuotoilijana, mutta yrityksessä olen viestinnän suunnittelija ja projektipäällikkö.

Projektin tavoitteena oli rakentaa selkeät ja testatut palvelumallit, jotka ovat sekä myynnin että asiakastyön näkökulmasta ymmärrettäviä ja konkreettisia. Lopputuloksena syntyneet prosessikuvaukset auttavat viestintätoimiston tiimiä hahmottamaan eri palveluiden vaiheet yhtenäisesti sekä mahdollistavat tehokkaamman ja laadukkaamman projektityöskentelyn.

Projekti toteutettiin elokuun ja marraskuun 2025 välillä. Työstö tehtiin pääosin Miro-virtuaalialustalla, joka mahdollisti tehokkaan prosessien visualisoinnin ja iteroinnin. Projektin alussa kartoitettiin nykytilaa keskustelemalla yrityksen osakkaiden ja tiimin kanssa. Tavoitteena oli tunnistaa palveluiden kipukohdat, palveluketjujen epäselvyydet ja sisäiset tarpeet. Taustatyötä seurasi useita suunnittelupalavereita, joissa prosesseja testattiin, täydennettiin ja tarkennettiin käytännön havaintojen ja kokemusten perusteella.

Projektin aikana luotiin uudet palvelu- ja tuotteistusmallit niille palveluille, joista ei vielä ollut dokumentoituja prosesseja sekä rakennettiin visuaaliset prosessikaaviot, jotka ohjaavat työnkulkuja tarjouksesta toteutukseen. Viestintätoimistossa palveluiden kirjo on laaja, ja niiden sisältö on aiemmin perustunut suurelta osin tekijöiden hiljaiseen tietoon. Tämä on tehnyt tarjoustyöskentelystä, projektinhallinnasta ja palvelun viestimisestä haastavaa niin sisäisesti tekijöille kuin ulkoisesti asiakkaalle. Selkeät prosessit tukevat sekä yrityksen liiketoimintaa että työntekijöiden päivittäistä työtä.

Projektin aikana syvennyin palvelumuotoilun periaatteisiin ja opin jäsentämään monimutkaisia palveluja selkeiksi, rajatuiksi kokonaisuuksiksi. Prosessien rakentaminen vahvisti myös osaamistani tuotteistamisesta, visuaalisesta prosessisuunnittelusta ja projektijohtamisesta. Projektin aikana syntyneet prosessimallit tukevat jatkossa viestintätoimiston työskentelyä merkittävästi. Kun palvelut ovat selkeitä sekä tiimille että asiakkaille, työ on tehokkaampaa, laadukkaampaa ja paremmin ennakoitavaa.

Koska työ on viestintätoimiston omaisuutta ja kehittämä, kuvia prosessikuvauksista ei voida tuoda julkisesti esille, jotta malli ei ole kopioitavissa.